производство
Коммерческое предложение в день обращения: как не терять заказы, пока считаете три дня
Заявка на расчёт приходит письмом с фото чертежа, инженер тратит полдня на перенос в 1С, предложение уходит на третий день. Как устроить обработку заявок и подготовку КП на производстве.
Вторник, десять утра. На общую почту падает письмо: «Нужен расчёт на навес и площадку под оборудование, чертежи во вложении, сориентируйте по цене до конца недели». Во вложении – PDF, фотография эскиза, снятая прямо с листа на столе, и таблица с объёмами, где половина строк подписана сокращениями. Инженер открывает всё это в перерыве между текущими заказами, переносит размеры и количество в 1С, на двух позициях данные не сходятся, он пишет уточняющее письмо и ждёт ответа. К вечеру черновик расчёта готов наполовину. Предложение уходит клиенту в пятницу – когда тот уже выбирает между двумя другими, пришедшими в среду.
Заказчик, которому нужны металлоконструкции под заказ, почти никогда не пишет одному поставщику: он рассылает один и тот же запрос сразу нескольким и сравнивает то, что успело прийти. Цена в этом сравнении решает, но только среди тех, кто в нём вообще участвует. Пока вы считаете три дня, выбор делают без вас, и заказ уходит не к тому, кто дешевле, а к тому, кто ответил, пока вопрос ещё был открыт. При этом инженер честно потратил на расчёт половину рабочего дня – эти часы вам никто не оплатит.
Как заявку на расчёт обрабатывают сейчас
Почти везде одинаково. Запрос приходит на общую почту в свободной форме: письмо, спецификация в Excel, эскиз, фотография чертежа с телефона. Кто-то из отдела продаж пересылает его инженеру, тот разбирает вложения, вытаскивает размеры, объёмы и сроки и переносит всё это в 1С руками. Дальше – расчёт, согласование цены с руководителем, сборка коммерческого предложения по шаблону, и напоследок проверка, что в договоре не остались реквизиты предыдущего клиента.
Схема рабочая, и держится она на человеке, который действительно разбирается: инженер видит по чертежу, что заказчик просит нереализуемое, и ловит это до того, как цена уйдёт наружу. Проблема не в качестве этой работы, а в том, из чего она состоит.
Почему на расчёт уходит два-три дня
Первое: заявка приходит не в вашем формате, а в том, в каком заказчику было удобно её отправить. Прежде чем считать, инженер занимается переводом – вычитывает чужие сокращения, сверяет фото с текстом письма, разбирается, что относится к делу, а что просто пересланная переписка. Это не инженерная работа, но без неё расчёт не начинается.
Второе: инженер один, а заявок несколько. Он же ведёт текущие заказы, и разбор нового письма всегда конкурирует с производством, которое уже идёт. В такой очереди новая заявка объективно проигрывает: она ещё ничего не приносит, а сорванный срок по действующему заказу приносит проблемы сегодня.
Третье: цена ошибки на переносе – переделка всего. Строка объёма, съехавшая при перепечатке из таблицы, всплывает уже после того, как коммерческое предложение ушло, и дальше либо неловкий разговор с заказчиком, либо работа по цене, которая не окупается.
И четвёртое, самое обидное: часть заявок лежит в почте просто потому, что её никто не открыл. Письмо пришло в пятницу вечером, продавец в отпуске, следующий, кто зайдёт в общий ящик, увидит его в среду. Ответ на такую заявку опоздал ещё до того, как кто-то начал считать.
Сложите: перевод чужого формата, очередь за текущими заказами, риск переделки и почта, за которой никто не следит непрерывно. Три дня набегают не из-за медлительности, а сами собой.
Как мы решили это для клиента: конвейер заявки
Мы убрали из этой цепочки ту часть, которая не требует инженера, – перенос данных.
Письмо попадает в разбор сразу, как пришло, без ожидания, пока его кто-то откроет. Из текста и вложений собирается карточка расчёта: позиции, размеры, объёмы, сроки, контакты заказчика. Через несколько минут в 1С появляется черновик заказа с этими данными. Инженер начинает не с перепечатывания таблицы, а с того, ради чего он нужен, – с проверки и расчёта.
Что не прочиталось – остаётся пустым и помечено как «уточнить». Система не додумывает размер, если на фотографии он смазан, и не подставляет правдоподобное число вместо неразборчивого. Пустое поле в карточке честнее угаданного: его видно сразу, и уточняющее письмо заказчику уходит в первые полчаса, а не на второй день.
Дальше готовое предложение собирается из той же карточки. Данные подставляются в утверждённые шаблоны коммерческого предложения и договора – система ничего не сочиняет, только заполняет. Формулировки, гарантии и условия остаются ровно теми, которые в компании однажды согласовали, а реквизиты прошлого клиента в договоре не появляются в принципе.
Для людей при этом не меняется ничего: заявки приходят на ту же почту, расчёт живёт в той же 1С. Заместитель директора по продажам той компании сказал об этом так: он боялся, что придётся всех переучивать, а по факту расчёт, который раньше занимал у инженера полдня, теперь готов к обеду.
Тендеры, которые не находятся по названию
Конвейер закрывает главное – скорость ответа на заявку, которая до вас дошла. Но, пока мы разбирали процесс, стало видно вторую половину проблемы: заявки, которых вы не видели вообще. Тендеры на площадках смотрят «когда есть время», а времени нет, потому что идёт текущий заказ.
Хуже, что даже регулярный просмотр их не гарантирует. Поиск по слову «металлоконструкции» находит только те закупки, где это слово попало в название. А закупка называется «выполнение работ по устройству навеса над разгрузочной площадкой», и ваш профиль в ней прячется в смете на двадцатой странице приложения. По заголовку вы её не найдёте никогда – ни руками, ни ежедневно.
Поэтому подборка смотрит не в название, а в документацию: что там закупают на самом деле и попадает ли это в то, что вы умеете делать. Каждое утро приходит короткий список новых конкурсов с пояснением, почему каждый из них сюда попал. Участвовать или нет – решает человек, глядя на сроки, цену и загрузку цеха. Система только доносит то, что иначе прошло бы мимо.
Что это меняет
Разбор заявки перестаёт быть отдельным делом, до которого нужно дойти. То самое письмо, пришедшее во вторник в десять утра, к обеду уже лежит в 1С проверенным черновиком, а вечером у заказчика на руках предложение – пока он ещё собирает варианты, а не сравнивает два чужих.
У клиента, с которым мы это делали, коммерческое предложение уходит в день обращения вместо прежних двух-трёх дней, черновик расчёта появляется в 1С через несколько минут после письма, и ни один профильный тендер больше не проходит мимо.
Как это устроено у реального производителя
Мы разбирали этот сценарий вместе с заводом, который делает металлоконструкции под заказ. В отдельном разборе показываем, как выглядит карточка расчёта, что уходит заказчику в день обращения и что рядом с этим закрыли по договорам и дебиторке.
Посмотрим на ваших заявках
Оставьте заявку, и мы возьмём несколько ваших последних запросов на расчёт – покажем, что из них собирается в карточку без участия инженера и на чём именно в вашем процессе теряются те самые два дня.