Списания по срокам годности: как товар на складе сам уходит в акцию

Вторник, конец рабочего дня. Кладовщик обходит стеллажи склада с блокнотом и переписывает сроки годности: у этой партии остаётся месяц, у соседней – три недели, а вон та лежит с прошлого завоза, и о ней все давно забыли. Листок уходит в офис и ждёт ближайшего общего собрания, где решат, что из этого пускать в акцию, а что уже поздно.

К части позиций в этом листке решение опоздает. Списанная партия – это не недополученная прибыль, а деньги, которые уже отданы поставщику: товар оплачен, привезён, отлежал своё на складе и уехал в утилизацию вместе с закупкой и хранением. И чем тоньше наценка, тем больше обычных отгрузок нужно, чтобы просто закрыть эту дыру.

Как сроки годности контролируют на складе сейчас

Почти везде одинаково, и это не разгильдяйство, а разумный минимум. Даты и объёмы по партиям фиксируются на приёмке и лежат в учётной системе. Кладовщик время от времени обходит остатки и выписывает то, что подходит к концу. Список несут в офис, там его обсуждают вместе со всем остальным: кому дать скидку, что поставить в рассылку, какую позицию временно убрать из прайса.

Логика здравая, и держится всё на живом человеке, который свой склад знает. Проблема не в качестве этой работы, а в том, из чего она состоит: данные о сроках уже есть в учёте, но путь от них до решения о продаже проложен через блокнот и еженедельное совещание.

Почему бумажка и общее собрание не успевают

Первое: обход не бывает ежедневным. Он делается, когда доходят руки, и назавтра список уже неточен – у каждой позиции в нём стало на день меньше. Между «заметили» и «решили» проходит ещё несколько дней до собрания, и они тоже уходят из срока.

Второе: в список попадает только то, что человек успел увидеть. Партия, задвинутая в глубину стеллажа, отсутствует в нём не потому, что с ней всё хорошо, – её просто не заметили. Тишина здесь ничего не гарантирует, и это худший вид тишины: она неотличима от порядка.

Третье: цена промедления растёт нелинейно. Уценка до списания окупается ровно до тех пор, пока между ними есть разница. Позицию, замеченную заранее, забирают с небольшой скидкой и почти без потери денег. Та же позиция за неделю до конца срока уходит с такой скидкой, что от списания её отличает немногое. Момент, когда акция ещё имеет смысл, наступает и проходит незаметно, потому что за ним никто не следит непрерывно.

И четвёртое, самое неочевидное: остаток срока плохо оценивается на глаз. Месяц до конца – это много или мало? Зависит от позиции: для одной это половина жизни товара, для другой – последняя десятая. Человек, глядя в блокнот на две даты подряд, сравнивает дни, а не доли, и системно ошибается там, где у позиций разные сроки.

Как мы решили это для клиента: счётчик остатка срока

Новый учёт мы заводить не стали. Даты и остатки по партиям уже фиксируются на приёмке – не хватало не данных, а связи между этими данными и решением о продаже.

Счётчик каждый день пересчитывает остаток по каждой партии и меряет его не в днях, а в доле от исходного срока. Так позиции становятся сравнимыми между собой: «осталось меньше трети» значит одно и то же и для товара с полугодовым сроком, и для того, что живёт три недели.

Как только остаток падает ниже порога, позиция сама попадает в список на акцию – сразу с готовым черновиком текста для рассылки, чтобы не сочинять его заново каждый раз. У клиента, с которым мы это делали, порог – 30% исходного срока.

Счётчик при этом не назначает цену и не запускает акцию. Он приносит готовый список и черновик, а решение – какую скидку дать, кому отправить и стоит ли вообще – остаётся за менеджером. Меняется не то, кто решает, а то, когда он об этом узнаёт: не на собрании через неделю, а в тот день, когда партия перешла порог.

Отдельно стоит сказать про измеримость, потому что с автоматизацией так бывает нечасто. История списаний за прошлые периоды уже лежит в учёте, и её достаточно, чтобы честно посмотреть, что изменилось после запуска. Спорить тут не о чем: сравниваются одни и те же цифры до и после.

Куда срок утекает ещё до порога: сборка не по FEFO

Счётчик закрывает главное – момент, когда партию ещё можно продать нормально. Но, пока мы разбирали процесс, стало видно, что часть срока теряется раньше, чем счётчику вообще есть во что вмешиваться.

Сборщик идёт по заказу и берёт то, что стоит ближе. Правило FEFO (first expired – first out: первой уезжает партия, у которой раньше кончается срок) в теории знают все, на практике оно проигрывает планировке склада и спешке в отгрузку. В итоге партия с ранним сроком остаётся стоять, а уезжает та, что пришла позже и спокойно могла бы полежать ещё.

Эту течь не покажет ни один отчёт о списаниях, и поймать её постфактум нельзя в принципе. На бумаге всё в порядке: заказ собран, товар отгружен, клиент доволен. Потеря случилась не в момент списания, а раньше – в тот день, когда со стеллажа взяли не ту коробку. Отчёт видит только результат: партия почему-то дожила до порога, хотя должна была уехать первой.

Поэтому вторым этапом того же решения идёт подсказка сборщику – какую именно партию брать под конкретную строку заказа. Этап тяжелее первого: он требует дисциплины на складе, а не только настроек в учёте, поэтому и делается отдельно, когда первый уже работает. Зато он убирает потерю там, где она возникает, а не там, где её в конце концов замечают.

Что это меняет

Вечерний обход с блокнотом перестаёт быть единственным способом узнать, что происходит со сроками. Список на уценку собирается сам, каждый день, по всем партиям сразу – включая те, что стоят в глубине и в блокнот не попадали никогда. И собрание, на котором решали судьбу листка, для этого больше не нужно: к менеджеру приходит готовый список с черновиком рассылки, а его решение занимает минуты вместо недели ожидания.

У клиента, с которым мы это делали, списания снизились уже в первый месяц после запуска.

Как это устроено у реального оптовика

Мы разбирали этот сценарий вместе с торговой компанией, которая занимается продуктами питания: опт плюс несколько розничных точек. Сроки годности были первой причиной, по которой к нам обратились, – а не менее ценным в итоге оказался запущенный рядом сторож минимальной наценки. В отдельном разборе показываем, что закрыли по срокам, наценке, документам и дебиторке.

Читать разбор кейса

Посмотрим на ваших остатках

Оставьте заявку, и мы возьмём вашу историю списаний за прошлые периоды: покажем, какие партии прошли точку, где уценка была бы выгоднее, и как устроить контроль сроков годности на складе, чтобы список собирался без обхода с блокнотом.

Оставить заявку