Почему первое решение по автоматизации мы делаем за наш счёт

Разговор об автоматизации обычно упирается в смету. Подрядчик приносит этапы, сроки и строку с предоплатой, директор смотрит на эту строку и понимает: он платит за обещание. Работать оно начнёт когда-нибудь потом, деньги нужно отдать сейчас, и решение о них приходится принимать в тот момент, когда ни одна из сторон ещё толком не разобралась в процессе.

Дорого обходится при этом не предоплата. Дорого обходится год, за который в процессе ничего не поменялось: те же списания по забытым срокам, те же пустые обратные рейсы, те же заказчики, ушедшие к тому, кто ответил быстрее. На фоне этих потерь спор о размере аванса выглядит мелко, но именно он обычно и тормозит старт.

Поэтому первый шаг мы устроили иначе: карта автоматизации бесплатно, первое решение за наш счёт, оплата по результату – дальше.

Почему схема с предоплатой буксует

Она требует решений в самой неудобной точке: до того, как кто-либо разобрался в процессе.

Клиент подписывает техническое задание, составленное по рассказу о том, как всё работает. Рассказ почти всегда расходится с практикой – в нём нет исключений, ручных обходов и того, что менеджер делает по памяти, потому что так быстрее. Через месяц выясняется, что закрыли не тот участок, и начинается разговор о дополнительном соглашении.

Исполнителю эта схема тоже неудобна, хотя жалуются на неё реже. Продажа занимает больше времени, чем сама работа: сначала месяцы согласования бюджета, потом сравнение с конкурентами по строчкам сметы, и только затем первое включение. К моменту, когда становится видно, полезно ли решение, обе стороны уже успевают друг от друга устать.

Чинить эту схему сложнее, чем поменять в ней порядок: сначала работающее решение, потом разговор о деньгах.

Что значит оплата по результату

Это оплата за работающее решение, а не за потраченные часы. Разница видна в момент приёмки: считается не объём проделанной работы, а то, изменилось ли поведение процесса.

Поэтому результат описывается заранее и наблюдаемыми словами. Не «внедрить контроль цен», а «продажа ниже минимальной наценки не проходит без подтверждения руководителя». Не «настроить мониторинг заказчиков», а «сигнал о проблемном плательщике приходит логисту до того, как заявка принята». Такую формулировку нельзя выполнить наполовину: она либо соблюдается, либо нет, и спорить о ней после запуска не приходится.

У честного описания результата есть побочный эффект: часть задач отсеивается ещё до старта. Если проверяемый результат не формулируется, значит, участок к автоматизации пока не готов, и выяснить это лучше на словах, чем на середине работ.

Первое решение за наш счёт: что именно бесплатно

Бесплатны наше время и наше исследование. Мы разбираем процессы, собираем карту, выбираем первый участок и делаем по нему решение – всё это до того, как появится счёт.

Такой первый шаг принято называть пилотным проектом. Отличий от привычного пилота два: за него не выставляют счёт, и он не выключается вместе с демонстрационным доступом. Готовое решение остаётся у клиента, если сотрудничество продолжается, – оно и делалось под его процесс и его данные, в другой компании смысла не имеет.

Это не подарок и не акция. Это способ снять с клиента риск, который ему нечем измерить: заранее знать, сработает ли предложенное, он не может, а мы можем – потому что видели, как похожие процессы устроены в других компаниях. Разумно, чтобы риск нёс тот, кто лучше умеет его считать.

Почему первым берётся один узкий участок

Соблазн начать с большого проекта понятен: раз уж взялись, давайте закроем сразу весь документооборот. Но большой проект нельзя показать, его можно только рассказать, а рассказ – это та же презентация, ради ухода от которой всё и затевалось.

Узкий участок можно закрыть целиком. У него понятны вход, выход и цена ошибки, и через несколько недель он либо работает, либо нет – без промежуточных статусов и отчётов о ходе внедрения.

В транспортной компании таким участком оказалась проверка контрагентов. Не весь документооборот, не единая система на весь парк, а один вопрос: можно ли брать заявку от этого заказчика. Раньше ответ собирали руками по нескольким площадкам, и приходил он с опозданием на месяцы; теперь сигнал появляется в день изменения. Что выросло из этого первого решения, показываем в разборе кейса по грузоперевозкам, а механику самой проверки – в статье про проверку контрагентов в перевозках.

Дальше решения добавляются по одному

Порядок сохраняется и после первого участка. В торговой компании за ним пришли следующие: сторож минимальной наценки, контроль сроков годности, сборка документов из данных 1С, выгрузка прайса на Авито. Каждое запускалось отдельно и отдельно же оценивалось – список сложился не из плана на год вперёд, а из очереди, которую пересматривали по ходу дела. Что получилось в итоге, собрано в разборе кейса по оптовой торговле.

У такой очереди есть приятное свойство: её можно остановить в любой момент. Если второе решение не выглядит нужным, его просто не делают, и это не ломает ни архитектуру, ни договорённости.

Что требуется от вас на первом шаге

Две вещи, и обе не денежные.

Доступ к данным – к учётной системе, выгрузкам, почте, к тому месту, где процесс оставляет следы. Без него разбор превращается в гадание, а решение – в предположение.

Человек, который отвечает на вопросы. Не выделенная проектная команда, а один сотрудник, знающий, как всё устроено на самом деле, и готовый потратить несколько часов на разговоры. Обычно это тот, кому от текущего порядка больнее всех.

Иногда карта показывает, что автоматизировать пока нечего: события, которое нужно проверять, нигде не записано. Тогда первым шагом становится не решение, а цифровизация участка – почему автоматизация не работает поверх бумажного процесса, разобрано отдельно.

Кто рискует в такой схеме

Исполнитель. Если первое решение не заработало, клиент за него не платит – в этом и состоит содержание слов «за наш счёт».

Идём мы на это не из щедрости, а потому что умеем оценивать шансы до начала работ. Карта нужна ровно для этого: она показывает, где данные уже есть, где правило формулируется одной фразой и где результат будет виден без отчёта. Участок, по которому таких ответов нет, первым не берём и говорим об этом прямо.

С чего начинается работа: карта автоматизации

Карта – это разбор процессов и данных: где решение принимается вслепую, где проверка опаздывает, что уже записано в системе, а что живёт в чьей-то голове. По её итогам видно не «что можно автоматизировать» – при желании почти всё, – а какой участок стоит закрывать первым.

Она бесплатна и ни к чему не обязывает. Худший возможный исход для вас: вы получите разобранную по шагам картину собственных процессов и список мест, где деньги утекают тихо. Для разговора, который ничего не стоил, результат неплохой.

Строка со сметой из начала этого текста никуда не денется. Она просто появится позже – когда у вас уже будет работающее решение и станет с чем её сравнивать.

Оставить заявку на карту автоматизации