оптовая торговля
Пакет документов из 1С: договор, счёт и доверенность на водителя за минуты
Договоры, спецификации и доверенности заполняют вручную, реквизит за реквизитом, а забытая доверенность оставляет машину стоять у поставщика. Как устроить автоматическое формирование документов в 1С.
Машина стоит у ворот поставщика с семи утра, водитель звонит в офис, отгружать ему не начинают: доверенности на него нет. Её должны были оформить накануне вечером, вместе с остальным пакетом документов по сделке, но менеджер закрывал другую отгрузку и не успел. Сейчас кто-то откроет 1С, найдёт похожую доверенность от прошлого рейса, перебьёт в ней фамилию водителя и номера машины, а потом, в лучшем случае через полчаса, пришлёт скан на почту поставщику.
Всё это время машина стоит. Водитель на смене, топливо в баке, окно на рампе занято, а следующая точка в маршруте сдвигается вместе с ним. Лист бумаги, не отправленный вовремя, обходится дороже, чем полдня работы менеджера, который должен был его подготовить.
Как пакет документов по сделке собирают в 1С сейчас
Сделка согласована, дальше начинается бумажная часть: договор, если контрагент новый, спецификация с позициями и ценами, счёт на оплату и доверенность на водителя, который поедет за грузом. Все четыре документа давно существуют в виде утверждённых шаблонов – их когда-то вычитал юрист, и менять в них ничего не нужно. Нужно заполнить.
Заполняют почти везде одинаково. Менеджер находит ближайший похожий документ по этому же или соседнему контрагенту, сохраняет под новым именем и правит по месту: реквизиты, позиции, суммы, даты, фамилии. Данные при этом лежат в разных местах – условия сделки в 1С, реквизиты контрагента в прошлом договоре, водитель и машина в транспортной заявке, – и человек работает мостом между ними.
Схема рабочая, и никакой глупости в ней нет: пока сделок немного, проще перебить десяток полей, чем что-то менять. Проблема не в качестве этой работы, а в том, что её объём растёт вместе с оборотом, а внимание – нет.
Почему ручная сборка перестаёт справляться
Первое: переписывание реквизитов – работа, в которой ошибка молчит. Опечатка в КПП или неактуальный адрес не подсвечиваются ничем, документ выглядит нормально и уходит контрагенту. Всплывает это на стороне его бухгалтерии, счёт возвращают на переделку, оплата сдвигается на несколько дней. Хуже, что ошибка живуча: следующий документ делают копированием этого же, и одно неверное поле переезжает из сделки в сделку месяцами.
Второе: это не одна большая задача, а десяток мелких, разбросанных по дню между звонками. Каждая по отдельности занимает несколько минут и потому не выглядит проблемой. В сумме у менеджера уходит на бумаги около часа в день – ровно того времени, которого ему не хватает на клиентов.
Третье: часть документов нужна не тому, кто их делает. Доверенность нужна водителю завтра утром, а оформляет её менеджер сегодня между двумя разговорами. Для него это не срочно ровно до того момента, когда становится поздно.
И четвёртое, самое неприятное: отсутствие документа никак не выглядит. Незакрытая задача видна в списке задач, неоплаченный счёт – в отчёте по дебиторке, а доверенность, которую ещё не начали делать, не видна нигде. С точки зрения любой системы её просто нет, и понять, нет её потому, что рейс отменился, или потому, что о ней забыли, может только человек, который специально пошёл проверять.
Когда мы разбирали процесс в торговой компании, просьба «сделайте, чтобы документы собирались сами» прозвучала независимо от нескольких человек из разных отделов – продаж, закупок и юридического. Это бывает редко: обычно у каждой функции своя главная боль, и совпадение означает, что течёт не у кого-то одного, а в самом процессе.
Как мы решили это для клиента: генератор документов из 1С
Шаблоны мы не трогали и документооборот никуда не переносили. Изменилось только то, откуда берутся данные и кто их переносит.
Менеджер задаёт вводные по сделке: контрагент, товар, условия. Дальше комплект собирается сам – договор, спецификация, счёт и доверенность на водителя, каждый по своему утверждённому шаблону. Реквизиты контрагента подставляются по ИНН, а не переписываются из прошлого документа, так что старая опечатка не тянется дальше. Данные водителя и машины подтягиваются из уже оформленной транспортной заявки: их однажды внесли, когда планировали рейс, и вводить второй раз незачем.
Содержание документов система не придумывает. Формулировки, гарантии и порядок расчётов остаются теми, которые в компании однажды согласовали, меняются только данные конкретной сделки. Ответственный получает готовый комплект на проверку и подпись – не пустой бланк и не чужой договор, из которого нужно вычистить предыдущего покупателя.
Для людей при этом не меняется ни рабочее место, ни порядок согласования: сделка живёт в той же 1С, подписывает те же документы тот же человек. Из процесса исчезает только перепечатывание.
Напоминание о доверенности, которой ещё нет
Генератор закрывает главное – время сборки. Но история с машиной у ворот поставщика скоростью не лечится: документ, который не начали делать, можно сформировать хоть за секунду, вопрос в том, кто и когда о нём вспомнит.
Поэтому генератор смотрит вперёд, на рейсы завтрашнего дня. Если по такому рейсу доверенность ещё не оформлена и не отправлена, ответственный получает сигнал заранее – вечером накануне, когда на это нужны две минуты, а не утром, когда водитель уже стоит на площадке и звонит.
Сигнал именно предупреждает, а не блокирует рейс. Причины у незаполненного документа бывают разные, и решает человек: одному рейсу доверенность оформят немедленно, по другому выяснится, что он и не поедет. Ценность здесь не в запрете, а в том, что вопрос задаётся в тот момент, когда ответ ещё ничего не стоит.
Что это меняет
Утро перестаёт начинаться со звонка водителя. К моменту, когда машина подходит к воротам поставщика, доверенность у него уже есть, потому что вопрос о ней возник накануне вечером, а не в семь утра по телефону. Сборка документов перестаёт быть отдельной работой, к которой надо возвращаться по несколько раз в день, и становится тем, чем и должна быть, – проверкой и подписью.
У клиента, с которым мы это делали, пакет документов по сделке готовится за минуты вместо часа ручной работы.
Как это работает у реального оптовика
Мы разбирали этот сценарий вместе с торговой компанией, которая занимается продуктами питания: опт плюс несколько розничных точек, вся торговля в 1С. В отдельном разборе показываем, что именно собирается из данных 1С и что рядом с документами закрыли по срокам годности, контролю минимальной наценки и дебиторке.
Посмотрим на ваших документах
Оставьте заявку, и мы возьмём ваши типовые договор, спецификацию и доверенность – покажем, какие поля в них заполняются из данных, которые уже лежат у вас в 1С, и сколько от пакета остаётся ручной работы.